Bạn thường xuyên cần chia sẻ tài liệu Word quan trọng cho bạn bè, đồng nghiệp hay đối tác và muốn thực hiện điều đó ngay qua Messenger trên laptop? Việc gửi file Word trực tiếp qua nền tảng chat này không chỉ tiện lợi mà còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nâng cao hiệu quả trong công việc, học tập và giao tiếp hàng ngày. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể gặp phải một vài khó khăn hoặc thắc mắc trong quá trình gửi file. Bài viết này được biên soạn bởi chuyên gia từ website Dịch Vụ In Nhanh, cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể gửi file Word qua Messenger trên laptop một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giải đáp những vấn đề thường gặp. Hãy cùng tìm hiểu để làm chủ thao tác hữu ích này nhé!
Hướng dẫn chi tiết các bước gửi file Word qua Messenger trên laptop
Gửi file Word qua Messenger trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn là một thao tác đơn giản. Bạn có thể thực hiện trực tiếp trên giao diện web của Messenger hoặc qua ứng dụng Messenger dành cho Desktop.
Các bước gửi file Word qua Messenger trên web/ứng dụng
Quy trình cơ bản để đính kèm và gửi file Word trong một cuộc trò chuyện Messenger bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Facebook/Messenger
Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và truy cập vào Facebook (facebook.com) hoặc Messenger (messenger.com), hoặc mở ứng dụng Messenger đã cài đặt trên laptop. Sau đó, nhập thông tin đăng nhập (tên người dùng và mật khẩu) tài khoản Facebook của bạn để truy cập.
Bước 2: Mở cuộc trò chuyện với người nhận
Tìm tên người mà bạn muốn gửi file Word trong danh sách bạn bè hoặc danh sách các cuộc trò chuyện gần đây trên giao diện Messenger. Click vào tên của họ để mở cửa sổ chat tương ứng.
Bước 3: Chọn biểu tượng đính kèm file
Tại thanh công cụ soạn tin nhắn ở cuối cuộc trò chuyện, bạn sẽ thấy một vài biểu tượng. Tìm và click vào biểu tượng đính kèm file, thường là hình chiếc kẹp giấy (hoặc biểu tượng ảnh/video tùy giao diện phiên bản). Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ cho phép bạn duyệt tìm file trên máy tính.
Biểu tượng kẹp giấy đính kèm file trong khung chat Messenger trên laptop
Nhấn vào biểu tượng đính kèm file (kẹp giấy hoặc ảnh)
Bước 4: Chọn file Word cần gửi từ máy tính
Trong cửa sổ duyệt file vừa mở ra, điều hướng đến thư mục nơi bạn lưu trữ file Word cần gửi. Click chuột để chọn file đó. Bạn có thể thấy tên file xuất hiện trong khung soạn thảo hoặc một vùng xem trước.
Cửa sổ Windows Explorer hiển thị danh sách file để chọn gửi qua Messenger
Tìm và chọn file Word bạn muốn gửi từ máy tính
Bước 5: Nhấn nút gửi
Sau khi file được chọn, nút “Gửi” (thường có biểu tượng mũi tên hoặc nút bấm) sẽ xuất hiện. Click vào nút này để bắt đầu quá trình tải file lên và gửi đến người nhận trong cuộc trò chuyện. Tốc độ gửi sẽ phụ thuộc vào dung lượng file và chất lượng kết nối internet của bạn.
Nút ‘Gửi’ màu xanh lá cây trên Messenger sau khi chọn file Word
Click vào nút “Gửi” để hoàn tất việc gửi file
Gửi nhiều file Word cùng lúc
Để tiết kiệm thời gian khi cần gửi nhiều tài liệu Word cho cùng một người hoặc nhóm, bạn hoàn toàn có thể chọn và gửi nhiều file trong một lần.
Cách thực hiện: Tại Bước 4 (Chọn file), thay vì click chọn một file, bạn giữ phím Ctrl (trên Windows) hoặc phím Command (trên macOS) và click chuột vào từng file Word mà bạn muốn gửi. Sau khi đã chọn xong tất cả các file, nhấn nút “Open” hoặc “Chọn” trong cửa sổ duyệt file, rồi nhấn nút “Gửi” trong Messenger.
Chọn nhiều file Word cùng lúc bằng cách giữ phím Ctrl hoặc Command trên laptop
Chọn nhiều file Word bằng cách giữ phím Ctrl (Windows) hoặc Command (Mac)
Xem trước file Word trước khi gửi
Để tránh gửi nhầm file hoặc đảm bảo nội dung và định dạng của tài liệu hiển thị chính xác trước khi đến tay người nhận, Messenger cho phép bạn xem trước file Word sau khi đã chọn.
Cách thực hiện: Sau khi chọn file Word ở Bước 4, trước khi nhấn “Gửi”, hãy click vào file đó trong giao diện Messenger (nếu có tùy chọn xem trước). Một cửa sổ hoặc khung xem trước sẽ hiện lên, hiển thị nội dung của file. Bạn có thể cuộn qua các trang để kiểm tra lại lần cuối.
Một số lưu ý quan trọng khi gửi file Word qua Messenger trên laptop
Để quá trình chia sẻ tài liệu Word qua Messenger diễn ra thuận lợi và an toàn, bạn cần chú ý đến một số yếu tố sau:
Giới hạn dung lượng file
Một trong những hạn chế quan trọng nhất khi gửi file trực tiếp qua Messenger là giới hạn về dung lượng. Messenger hiện chỉ hỗ trợ gửi file có dung lượng tối đa khoảng 25MB. Điều này có nghĩa là nếu file Word của bạn chứa nhiều hình ảnh, bảng biểu phức tạp hoặc nội dung đồ họa nặng, rất có thể dung lượng sẽ vượt quá giới hạn và bạn sẽ không thể gửi được.
Messenger có giới hạn dung lượng file tối đa là 25MB
Messenger giới hạn dung lượng mỗi file đính kèm
Cách khắc phục khi file quá lớn:
- Nén file: Sử dụng các công cụ nén file phổ biến như WinRAR, 7-Zip, hoặc tính năng nén tích hợp trong Windows/macOS để giảm kích thước file Word. Click chuột phải vào file, chọn “Send to” > “Compressed (zipped) folder” (trên Windows) hoặc “Compress” (trên macOS). Sau đó, gửi file nén (.zip, .rar) qua Messenger.
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây: Đây là giải pháp hiệu quả nhất cho các file có dung lượng lớn hơn nhiều so với 25MB.
- Tải file Word lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive…
- Thiết lập quyền chia sẻ cho file đó (đảm bảo người nhận có thể xem hoặc tải về).
- Sao chép liên kết chia sẻ (shareable link).
- Dán liên kết này vào khung chat Messenger và gửi cho người nhận. Người nhận chỉ cần click vào link để tải file về.
Định dạng file được hỗ trợ
Messenger hỗ trợ hầu hết các định dạng file văn phòng phổ biến, bao gồm cả các định dạng của Microsoft Word như .doc (định dạng cũ) và .docx (định dạng mới từ Word 2007 trở đi).
Messenger hỗ trợ gửi file Word với các định dạng .doc và .docx
Messenger hỗ trợ các định dạng file Word phổ biến
Lưu ý về tính tương thích: Mặc dù Messenger hỗ trợ cả hai định dạng, bạn nên cân nhắc phiên bản Microsoft Word mà người nhận đang sử dụng. Nếu bạn gửi file .docx và người nhận sử dụng phiên bản Word rất cũ (trước 2007) mà chưa cài đặt bộ chuyển đổi định dạng, họ có thể gặp khó khăn khi mở file. Trong trường hợp không chắc chắn, bạn có thể lưu file dưới định dạng .doc hoặc chuyển đổi sang PDF (.pdf) để đảm bảo tính tương thích rộng rãi hơn.
Kết nối mạng ổn định
Để quá trình tải lên và gửi file diễn ra thành công, đặc biệt với các file có dung lượng gần giới hạn 25MB, bạn cần đảm bảo kết nối internet trên laptop của mình ổn định.
- Kiểm tra kết nối: Trước khi gửi, hãy kiểm tra tín hiệu Wi-Fi hoặc kết nối mạng dây. Đảm bảo laptop của bạn đang kết nối với mạng internet.
- Độ ổn định: Mất kết nối hoặc kết nối chập chờn trong khi đang tải file lên có thể khiến quá trình gửi bị gián đoạn hoặc thất bại. Hãy cố gắng sử dụng mạng có tốc độ và độ ổn định tốt nhất có thể khi cần gửi file quan trọng.
Bảo mật khi gửi file Word
An toàn thông tin là yếu tố không thể bỏ qua, đặc biệt khi chia sẻ tài liệu cá nhân hoặc công việc.
- Chỉ gửi cho người đáng tin cậy: Luôn xác nhận danh tính người nhận và chỉ gửi file cho những người bạn tin tưởng. Tránh mở hoặc tải về các file nhận được từ người lạ hoặc không rõ nguồn gốc.
- Quét virus: Trước khi gửi file Word (và cả các file khác), hãy sử dụng phần mềm diệt virus đáng tin cậy trên laptop để quét file. Điều này giúp phát hiện và loại bỏ virus, phần mềm độc hại (malware) có thể vô tình lây nhiễm vào file, gây nguy hiểm cho thiết bị của người nhận khi họ mở file đó.
Lợi ích của việc gửi file Word qua Messenger
Việc sử dụng Messenger trên laptop để gửi file Word mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng:
Nhanh chóng và tiện lợi
Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Bạn có thể chia sẻ tài liệu ngay lập tức trong khi đang chat, không cần phải chuyển đổi qua một nền tảng khác như email, hay phải mất công lưu trữ tạm thời ở đâu đó rồi mới gửi. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần phản hồi nhanh hoặc làm việc nhóm trực tuyến.
Miễn phí
Tính năng gửi file qua Messenger là hoàn toàn miễn phí, bạn chỉ cần có tài khoản Facebook và kết nối internet. Không phát sinh chi phí bổ sung cho việc chia sẻ tài liệu.
Dễ sử dụng
Giao diện của Messenger được thiết kế rất thân thiện và trực quan. Chỉ với vài thao tác click đơn giản, bạn đã có thể chọn và gửi file Word thành công, ngay cả khi bạn không phải là người am hiểu công nghệ. Các biểu tượng và quy trình đều rất dễ nhận biết.
Giao diện đơn giản, trực quan của Messenger giúp việc gửi file Word trở nên dễ dàng
Giao diện Messenger đơn giản giúp việc gửi file Word dễ dàng
Kết nối mọi lúc mọi nơi
Miễn là laptop của bạn có kết nối internet, bạn có thể gửi và nhận file Word qua Messenger ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này hỗ trợ tối đa cho làm việc từ xa, học tập trực tuyến hoặc chỉ đơn giản là chia sẻ thông tin nhanh chóng khi đang di chuyển.
Các câu hỏi thường gặp khi gửi file Word qua Messenger
Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến mà người dùng thường gặp khi gửi file Word qua Messenger trên laptop:
Làm sao để gửi file Word có dung lượng lớn hơn 25MB qua Messenger?
Như đã đề cập ở phần lưu ý, Messenger có giới hạn dung lượng khoảng 25MB. Để gửi file lớn hơn, bạn có hai phương án chính:
- Nén file: Sử dụng phần mềm nén (WinRAR, 7-Zip) hoặc tính năng nén tích hợp của hệ điều hành để giảm kích thước file Word. Sau khi nén, nếu dung lượng giảm xuống dưới 25MB, bạn có thể gửi file nén (.zip, .rar) qua Messenger.
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây: Tải file lên Google Drive, Dropbox, OneDrive… Lấy link chia sẻ của file và gửi link này qua Messenger. Người nhận chỉ cần click vào link để truy cập và tải file gốc với đầy đủ dung lượng.
Phương pháp sử dụng lưu trữ đám mây được khuyến khích cho các file có dung lượng lớn hơn nhiều so với giới hạn của Messenger.
Tại sao tôi không thể gửi file Word qua Messenger?
Nếu bạn gặp lỗi khi gửi file Word, hãy kiểm tra các nguyên nhân tiềm ẩn sau:
- Kết nối mạng: Đảm bảo laptop của bạn có kết nối internet ổn định và đủ mạnh.
- Dung lượng file: Kiểm tra dung lượng file Word. Nếu lớn hơn 25MB, bạn cần nén hoặc sử dụng dịch vụ đám mây như đã hướng dẫn.
- Định dạng file: Mặc dù Messenger hỗ trợ .doc và .docx, nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi hoặc với các định dạng tài liệu khác không phổ biến, việc gửi có thể gặp lỗi. Hãy thử chuyển đổi sang định dạng khác như PDF (.pdf) nếu có thể.
- Lỗi ứng dụng/trình duyệt: Thử tải lại trang web Messenger hoặc khởi động lại ứng dụng Messenger trên laptop. Đôi khi lỗi tạm thời có thể xảy ra.
- Lỗi hệ thống của Messenger: Trong một số trường hợp hiếm, hệ thống của Messenger có thể gặp sự cố tạm thời. Hãy thử lại sau ít phút.
Kiểm tra dung lượng file Word và kết nối mạng khi gặp lỗi gửi file
Kiểm tra các yếu tố như dung lượng file và kết nối mạng khi gặp sự cố
Tôi có thể gửi file Word cho nhiều người cùng lúc trên Messenger không?
Vâng, bạn hoàn toàn có thể gửi file Word cho nhiều người cùng lúc trên Messenger. Có hai cách phổ biến để làm điều này:
- Tạo nhóm chat: Cách hiệu quả nhất là tạo một nhóm chat (group chat) bao gồm tất cả những người bạn muốn nhận file. Sau đó, bạn chỉ cần gửi file Word vào nhóm chat này, tất cả thành viên trong nhóm đều sẽ nhận được.
- Chọn nhiều người nhận khi gửi: Một số phiên bản Messenger cho phép bạn chọn nhiều người nhận cùng lúc khi đính kèm file. Giữ phím
Ctrl(Windows) hoặcCommand(Mac) và click vào tên của những người bạn muốn gửi. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không khả dụng trên tất cả các phiên bản hoặc giao diện Messenger. Tạo nhóm chat là phương án được khuyến khích hơn cho việc gửi đồng loạt đến nhiều người.
Tóm lại, việc gửi file Word qua Messenger trên laptop là một tính năng tiện ích và dễ sử dụng, giúp bạn chia sẻ tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Chỉ cần nắm vững các bước cơ bản và lưu ý một số vấn đề về dung lượng, định dạng và kết nối, bạn có thể tận dụng tối đa công cụ chat phổ biến này cho công việc và học tập của mình.
Tham khảo thêm:
- [Cách xóa lịch sử Google trên Laptop (Chrome, Win/Mac)](https://Dịch vụ in nhanh.vn/noi-dung/cach-xoa-lich-su-google-tren-laptop-chrome-winmac)
- [Tải VTV Go cho laptop nhanh & miễn phí, đơn giản](https://Dịch vụ in nhanh.vn/noi-dung/tai-vtv-go-cho-laptop-nhanh-mien-phi-don-gian)
- [Cách kiểm tra số Serial Laptop Lenovo nhanh chóng, chính xác](https://Dịch Vụ In Nhanh.vn/noi-dung/cach-kiem-tra-so-serial-laptop-lenovo-nhanh-chong-chinh-xac)
